Documentation Gradly
Guide utilisateur complet
Version 2.10 • Mise à jour : Décembre 2025
📖 Table des matières
📋 1. Présentation
Qu'est-ce que Gradly ?
Gradly est une application de bureau conçue pour les centres de formation professionnelle. Elle permet de :
- ✓ Gérer les référentiels de compétences (RNCP, blocs, compétences, critères)
- ✓ Suivre les étudiants par promotion et formation
- ✓ Évaluer les compétences avec un système de double notation
- ✓ Générer des bulletins PDF personnalisables
- ✓ Exporter les données en Excel pour analyse
Avantages clés
🔒
100% Hors-ligne
Aucune connexion internet requise
💾
Données locales
Vos données restent sur votre ordinateur
🔐
Sauvegardes chiffrées
Protection AES-256 de vos données
📚
Multi-formations
Gérez plusieurs formations simultanément
Configuration requise
| Composant | Minimum | Recommandé |
|---|---|---|
| Système | Windows 10 (64-bit) | Windows 11 |
| RAM | 4 Go | 8 Go |
| Disque | 500 Mo | 1 Go |
| Écran | 1280x720 | 1920x1080 |
💿 2. Installation
Téléchargement
- Téléchargez l'installateur depuis votre espace client
- Le fichier s'appelle
Gradly Setup X.X.X.exe
Procédure d'installation
- Double-cliquez sur l'installateur téléchargé
- Si Windows Defender affiche un avertissement, cliquez sur "Plus d'infos" puis "Exécuter quand même"
- Suivez les étapes de l'assistant d'installation
- Choisissez le dossier d'installation (par défaut :
C:\Program Files\Gradly) - Cliquez sur "Installer"
💡 Note : L'installation crée automatiquement un raccourci sur le Bureau.
🚀 3. Premier démarrage
Assistant de configuration
Lors du premier lancement, un assistant vous guide pour configurer l'application :
Étape 1 : Création du compte administrateur
| Nom | Votre nom de famille |
| Prénom | Votre prénom |
| Votre adresse email (servira d'identifiant) | |
| Mot de passe | Minimum 8 caractères |
Étape 2 : Informations de l'établissement
| Nom de l'établissement | Ex: "CFA des Métiers du Numérique" |
| Adresse | Adresse complète |
| Année scolaire | Ex: "2024-2025" |
Étape 3 : Activation de la licence
- Cliquez sur "Importer une licence"
- Sélectionnez votre fichier
.lic - La licence est vérifiée et activée
⚠️ Sans licence : L'application fonctionne en mode démo (fonctionnalités limitées).
🖥️ 4. Interface utilisateur
Vue d'ensemble
Interface principale : menu latéral à gauche, zone de contenu à droite
Menu latéral
| Icône | Section | Description |
|---|---|---|
| 📊 | Tableau de bord | Vue globale et statistiques |
| 📚 | Formations | Gérer les formations |
| 📋 | Référentiels | Gérer les référentiels de compétences |
| 👥 | Étudiants | Gérer étudiants et promotions |
| ✏️ | Évaluations | Saisir les évaluations |
| 📄 | Bulletins | Générer et exporter les bulletins |
| ⚙️ | Outils | Import, export, paramètres, etc. |
📚 5. Gestion des formations
Créer une formation
- Allez dans Formations → + Nouvelle formation
- Remplissez les informations
- Cliquez sur "Créer"
| Champ | Obligatoire | Description |
|---|---|---|
| Nom | ✓ Oui | Ex: "BTS SIO Option SLAM" |
| Code | ✓ Oui | Ex: "BTS-SIO-SLAM" |
| Durée (heures) | ✓ Oui | Ex: "1350" |
| Description | Optionnel | Description libre |
Lier un référentiel
Une formation doit être liée à un référentiel pour pouvoir évaluer les étudiants :
- Ouvrez la formation
- Dans la section "Référentiels liés", cliquez sur "+ Lier un référentiel"
- Sélectionnez le référentiel dans la liste
- Confirmez
💡 Astuce : Une formation peut être liée à plusieurs référentiels.
📋 6. Gestion des référentiels
Structure d'un référentiel
Exemple de structure : Référentiel → Blocs → Compétences → Critères
Import Excel (recommandé)
La méthode la plus rapide pour créer un référentiel complet :
- Référentiels → Importer
- Téléchargez le modèle Excel
- Remplissez les 3 onglets (Référentiel, Compétences, Instructions)
- Importez le fichier rempli
Modes de notation
| Mode | Description | Exemple |
|---|---|---|
| Niveaux | 4 niveaux d'acquisition uniquement | Non acquis → Maîtrisé |
| Note sur 20 | Note numérique de 0 à 20 | 15/20 |
| Pourcentage | Pourcentage de 0 à 100% | 75% |
| Mixte | Niveau + Note combinés | Acquis (16/20) |
👥 7. Gestion des promotions
Créer une promotion
- Étudiants → Promotions → + Nouvelle promotion
- Sélectionnez la formation, le mois de début et de fin
- Le nom est généré automatiquement : "Promo Sep 2024 - Jun 2026"
⚠️ Attention : Une promotion ne peut être supprimée que si elle ne contient aucun étudiant.
🎓 8. Gestion des étudiants
Ajouter un étudiant
| Champ | Obligatoire | Description |
|---|---|---|
| Nom | ✓ Oui | Nom de famille |
| Prénom | ✓ Oui | Prénom |
| ✓ Oui | Email de l'étudiant | |
| Promotion | ✓ Oui | Promotion d'affectation |
| Entreprise | Optionnel | Entreprise d'accueil (alternance) |
| Tuteur | Optionnel | Nom du tuteur entreprise |
| Email tuteur | Optionnel | Email du tuteur |
💡 Note : Le numéro étudiant est généré automatiquement (ex:
ETU-20241215-A7B3)
Import en masse (CSV)
- Outils → Import → Onglet Étudiants
- Téléchargez le modèle CSV
- Remplissez le fichier avec vos données
- Sélectionnez la promotion cible
- Importez le fichier
nom,prenom,email,entreprise,tuteur,email_tuteur
Dupont,Marie,marie.dupont@email.fr,ACME Corp,Jean Martin,j.martin@acme.fr
Martin,Pierre,pierre.martin@email.fr,,,
⚠️ Limite : 500 étudiants maximum par import.
✏️ 9. Saisie des évaluations
Modes de saisie
| Mode | Utilisation |
|---|---|
| Par étudiant | Évaluer toutes les compétences d'un étudiant |
| Par compétence | Évaluer tous les étudiants sur une compétence |
| Saisie en masse | Grille interactive pour évaluation rapide |
| Import Excel | Import depuis fichier Excel |
Niveaux d'acquisition
Non acquis
🔴 Rouge
En cours
🟠 Orange
Acquis
🟢 Vert
Maîtrisé
🔵 Bleu
Périodes d'évaluation
| Période | Description |
|---|---|
| S1 | Semestre 1 |
| S2 | Semestre 2 |
🔒 Important : Une compétence évaluée en S1 est verrouillée en S2 (affichée en lecture seule avec un cadenas).
📄 10. Bulletins et exports
Structure du bulletin PDF
Exemple de bulletin : Logo, informations, compétences par bloc, validation, statistiques, signature
Options d'export
📥 PDF individuel
Télécharger le bulletin d'un étudiant
📦 Export ZIP
Tous les bulletins d'une promotion
📧 Envoi email
Envoi direct via Outlook
📊 Export Excel
Données détaillées + synthèse
⚙️ 11. Outils d'administration
Journal d'activité
Le journal enregistre toutes les actions effectuées dans l'application.
Accès : Outils → Journal d'activité
Actions enregistrées :
- Connexion / Déconnexion (avec adresse IP)
- Création / Modification / Suppression
- Imports (CSV, Excel)
- Exports (bulletins, données)
- Sauvegardes / Restaurations
🔧 12. Paramètres
Accès : Outils → Paramètres
Catégories disponibles
| Catégorie | Paramètres |
|---|---|
| Général | Nom établissement, adresse, année scolaire |
| Niveaux | Libellés personnalisables des niveaux d'acquisition |
| Bulletins | Titre, affichage, logo, signature, pied de page |
| Évaluations | Notes min/max, seuils acquis/maîtrise, validation bloc |
| Alertes | Seuil de risque, activation des alertes |
| Emails | Sujet et corps des emails avec placeholders |
| Sécurité | Durée session, tentatives de connexion max |
Placeholders pour emails
| Placeholder | Remplacé par |
|---|---|
{{nom}} | Nom de l'étudiant |
{{prenom}} | Prénom de l'étudiant |
{{periode}} | Période (S1, S2) |
{{formation}} | Nom de la formation |
{{annee}} | Année scolaire |
💾 13. Sauvegarde et restauration
📌 Recommandation : Effectuez une sauvegarde au moins une fois par semaine et avant toute opération importante.
Créer une sauvegarde
- Outils → Sauvegarde
- Cliquez sur "Nouvelle sauvegarde"
- Entrez un mot de passe (minimum 8 caractères)
- Confirmez le mot de passe
- Cliquez sur "Créer"
⚠️ Important : Conservez ce mot de passe précieusement. Sans lui, la restauration est impossible.
Sécurité des sauvegardes
| Algorithme | AES-256-GCM |
| Dérivation clé | PBKDF2 (100 000 itérations) |
| Format | .enc (chiffré) |
| Limite | Maximum 4 sauvegardes (rotation auto) |
🔑 14. Système de licence
Fonctionnement
- ✓ Signature RSA - Impossible à falsifier
- ✓ Verrouillage machine - Une licence = Un ordinateur
- ✓ Hors-ligne - Aucune vérification internet
Activer une licence
- Allez dans Outils → Licence
- Cliquez sur "Importer"
- Sélectionnez votre fichier
.lic - La licence est activée et verrouillée sur votre machine
📅 Alertes d'expiration : 30 jours avant (notification), 7 jours avant (alerte orange), Expirée (fonctionnalités limitées)
❓ 15. FAQ
Mes données sont-elles sécurisées ?
Oui. Vos données sont :
- Stockées localement sur votre ordinateur
- Jamais envoyées sur internet
- Chiffrées dans les sauvegardes (AES-256)
- Protégées par authentification
Puis-je utiliser Gradly sur plusieurs ordinateurs ?
Chaque licence est liée à une seule machine. Pour utiliser Gradly sur plusieurs postes, vous devez acquérir une licence multi-postes ou plusieurs licences individuelles.
Que se passe-t-il si je change d'ordinateur ?
Contactez le support avec votre ancienne licence. Une nouvelle licence sera générée pour votre nouvel ordinateur (dans la limite des transferts autorisés).
Pourquoi certaines compétences sont verrouillées ?
Une compétence évaluée en S1 est automatiquement verrouillée en S2 pour conserver l'historique. Vous pouvez voir la note S1 mais ne pouvez pas la modifier en S2.
Le logo n'apparaît pas sur le bulletin PDF
Vérifiez que :
- L'image est au format PNG ou JPG
- La taille ne dépasse pas 5 Mo
- L'image a bien été enregistrée dans les paramètres
Où sont stockées mes données ?
Les données sont dans :
Sous Windows :
%APPDATA%\gradly\data\Sous Windows :
C:\Users\[VotreNom]\AppData\Roaming\gradly\data\ L'application ne démarre pas
Essayez ces solutions :
- Lancez en tant qu'administrateur
- Vérifiez que le port 3001 n'est pas utilisé
- Supprimez le dossier
%APPDATA%\gradlyet relancez (⚠️ perte des données) - Réinstallez l'application
📞 16. Support
Contact
Email support
support@gradly.frEmail commercial
contact@gradly.frInformations à fournir
Pour toute demande de support, merci de préparer :
- Version de Gradly (visible dans Aide → À propos)
- Système d'exploitation (Windows 10 ou 11)
- Description du problème
- Captures d'écran si pertinent
- ID Machine (pour les problèmes de licence)
Gradly - Version 2.10
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